Comment préparer un conseil d’administration ?

Les membres du conseil d’administration sont généralement très occupés. Ce serait une bonne idée de programmer des réunions régulières du comité sur la base d’un plan annuel et de le réviser si nécessaire. Les questions urgentes peuvent bien sûr être traitées lors de réunions spéciales dont l’organisation implique de respecter plusieurs étapes.

Convoquer une réunion du comité de planification pour déterminer le calendrier de la réunion du CA

Vous pourriez par exemple programmer des réunions du conseil d’administration(CA) autour des rapports financiers afin que les membres du CA puissent les examiner lors des réunions du conseil. Cela impliquerait la tenue d’au moins quatre réunions du conseil d’administration par an. Il peut également arriver que les membres doivent se mettre d’accord sur un point ad hoc sans se réunir, car la décision ne nécessite pas de discussion ou de débat supplémentaire. Ainsi, les décisions peuvent être prises par les membres par voie électronique, et un planning favorable pour tous peut être établi grâce au logiciel Boardmaps. Ce logiciel favorise la bonne conduite du CA sans qu’il soit nécessaire de convoquer une réunion d’urgence.

Convoquer une assemblée des membres

Il est important de convoquer les membres dans un délai raisonnable, qui peut être fixé dans le pacte d’actionnaires. L’avis doit indiquer la date, l’heure et le lieu, ainsi que les informations suivantes :

• Les points à traiter lors de la réunion du conseil d’administration (ordre du jour) ;

• Les documents importants relatifs à l’entreprise à discuter (comptes annuels, audit, etc.) ;

• Les procès-verbaux des réunions précédentes, approuvés avant ou au début de la réunion du conseil d’administration ;

• Notez toutes les résolutions qui seront adoptées.

Enfin, informez les membres à l’avance afin que tous soient préparés. Par exemple, la réglementation canadienne exige que les organisations à but non lucratif soient informées au moins sept jours avant la date prévue.

Etablir un ordre du jour structuré

L’ordre du jour est sans doute le document le plus important pour une réunion de conseil d’administration réussie. C’est le document qui vous permet de garder une vue d’ensemble des sujets et d’atteindre les objectifs généraux de la réunion. Si l’ordre du jour est bien rédigé, les membres participant à la réunion peuvent se concentrer exclusivement sur la prise des bonnes décisions et le suivi des actions. En règle générale, l’ordre du jour est établi conjointement par le président ou le secrétaire et le directeur général afin de s’assurer que tous les sujets sont couverts : points à décider, présentation des comptes, etc.

S’assurer que tout est prêt pour la réunion du conseil d’administration

Les réunions du conseil d’administration peuvent être organisées en face à face ou virtuellement à l’aide d’outils tels que Teams. Chaque membre peut suivre l’ordre du jour avec l’outil technique de son choix. Les réunions sont généralement consignées par le secrétaire. Au début d’une réunion du conseil d’administration, le président examine le procès-verbal de la réunion précédente et s’assure qu’il est correct et qu’aucune modification n’est nécessaire. Dès qu’une décision a été prise, elle doit être consignée dans le procès-verbal de la réunion ou, de préférence, conservée pour une utilisation ultérieure. Une fois qu’une décision a été prise, il est important d’identifier l’auteur et le défenseur de la proposition. Vous pouvez rapidement rechercher dans les archives des réunions précédentes les points de discussion qui pourraient vous aider à prendre de futures décisions.